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Kleines Kassen-ABC

Kleines Kassen-ABC

Kleines Kassen-ABC

Egal, welches Geschäft Sie betreiben: eine Kasse benötigen Sie immer. Aber welche ?

Dieser kleine Leitfaden soll Ihnen bei Ihrer Kaufentscheidung helfen.

Mit Kassen können Sie Geldbewegungen nachvollziehen, Tagesabschlüsse für Sie und Ihren Steuerberater erstellen und Ihren Buchführungs-Pflichten gegenüber dem Finanzamt nachkommen.
Das können eigentlich alle Kassen. Aber git es auch welche, die mehr können ? Und worin bestehen die Unterschiede ?

Zunächst einmal in der Plattform:

Registrierkassen

Sie sind eigentlich "in die Jahre gekommen". Noch immer gibt es sie, vor allem in kleinen Betrieben, die nur einen Kassenplatz benötigen. Da sie überwiegend nur grundlegende Daten wie z. B. Tagesabschlüsse liefern, haben sie ihre Berechtigung vor allem dort, wo der finanzielle Aspekt bei der Anschaffung in Vordergrund steht.

PC-Kassen, auch POS-Systeme genannt

PC-Kassen werden überall dort eingesetzt, wo mehr verlangt wird (auch in Geschäften mit nur einem einzelnen Kassenplatz):
Preisauszeichnungen/Etikettendruck, integrierte Abwicklung von EC- und Kreditkarten mit elektronischer Anbindung an ein Rechenzentrum, komplette Warenwirtschaft und vieles mehr.
Solche Systeme sind heute Standard am Point of Sale und zeichnen unzählige Informationen über Zahlungsabwicklung, Warenbewegungen und Kundenverhalten auf. Und deren Auswertung ist ein ganz wesentlicher Punkt bei diesen Warenwirtschafts-Systemen:

Berichte über Umsatz, Lager, Kunden, Mitarbeiterleistungen, Inventuren, Bestellungen und vieles mehr sind heute in einem modernen und konkurrenzfähigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Dies gilt heute ganz besonders auch für kleine und mittlere Betriebe, die sich am Markt behaupten müssen und wollen.

Als Basis für diese Kassen- und Warenwirtschaftssysteme dienen:

Standard-PCs

Hier werden ganz normale PCs mit einer Kassen- und Warenwirtschafts-Software sowie mit modularer kassenspezifischer Hardware ausgestattet :
Kassenschubladen, Barcodeleser (auch Scanner genannt), Kundendisplays, Bondrucker, Etikettendrucker, Magnetkartenleser, spezielle Tastaturen und Kassen-Bildschirme (Touchscreens) erweiteren den PC zu einem funktionellen und kompletten Kassenplatz. Mehr dazu weiter unten unter "Externe Kassen-Hardware".
Vorteile dieser Systeme:
kostengünstig in der Anschaffung, unabhängige Plattform, uneingeschränkt auch für andere Aufgaben nutzbar, Netzwerks- und Internetanbindung, gut anpaßbar an spezielle Bedürfnisse.

Komplettkassen

Sie gleichen äußerlich den "guten alten" Registrierkassen, in ihrem Inneren verbergen sich allerdings moderne und vollwertige PCs, auf denen Sie "Ihre" Kassensoftware installieren. In diesen "fertigen" Hardware-Lösungen sind meistens einige kassenspezifische Hardewarekomponenten wie Kundenanzeigen, Bondrucker und Magnetkartenleser bereits integriert, auch moderne Touchscreen-Monitore. Durch vielfältige Schnittstellen lassen sie sich aber genauso mit weiterer Hardware kombinieren und ergänzen wie Standard-PCs. Mehr dazu weiter unten unter "Externe Kassen-Hardware".
Vorteile von Komplettkassen:
dieselben Vorteile wie bei den Standard-PCs, zusätzlich besonders kompakte Bauweise, optische Vorteile, Ergonomie am Arbeitsplatz.

Externe Kassen-Hardware

Berücksichtigen Sie bei allen Geräten, daß Sie für den Anschluß freie Schnittstellen an Ihrem PC oder an Ihrer Komplettkasse benötigen. Meistens sind dies parellele, serielle (auch RS232 genannt) oder USB-Schnittstellen. Auch Ethernet(Netzwerks)-Schnittstellen sind je nach Gerät möglich.

Bondrucker

Es gibt sie als Nadel(Matrix)-Drucker, Thermodrucker und Tintenstrahler.
Nadeldrucker sind dokumentenecht und billig in der Anschaffung, aber auch laut.
Thermodrucker sind schneller, fast lautlos, können meistens auch Grafiken und Logos drucken und benötigen kein Farbband oder Tinte. Aus diesen Gründen sind sie heute absoluter Standard an Kassenplätzen. Sie arbeiten i.d.R. zuverlässiger als ihre Nadel- und Tinten-Kollegen, da sich weniger bewegliche Teile in ihrem Inneren befinden. Aber: Thermopapier ist nicht dokumentenecht, da es mit der Zeit verblaßt.
Tintenstrahler bieten ebenfalls die Vorteile des leisen Betriebs und der Dokumenten-Echtheit; bei Ihnen sind die Betriebskosten wegen der Tinte aber relativ hoch. Und sie sind wesentlich langsamer als die Thermodrucker.
Hybriddrucker vereinen verschiedene Drucktechnologien in Mehrstationen-Druckern. So gibt es z. B. den Epson TM-H 5000, der Bons auf Thermo-Bonrollen druckt und einen integrierten Nadel- Beleg-/Scheckdrucker besitzt.

Etikettendrucker

Es gibt sie heute eigentlich nur noch als Thermodirekt- und Thermotransferdrucker.
Thermodirektdrucker drucken wie ihre Bondrucker-Kollegen auf spezielles Thermomaterial. Nachteil: Thermoetiketten verblassen mit der Zeit. Vorteil: es wird kein Farbband benötigt.
Thermotransferdrucker bedrucken Normalpapier-Etiketten. Es wird ein Farbband (Thermotransferband) benötigt.
Verschiedene Modelle sind mit einem Licht-Sensor ausgestattet, der den Etiketten-Anfang erkennt und somit den versatzfreien Druck auch größerer Etikettenmengen erlaubt. Sensoren erkennen bei durchscheinenden Trägern (z. B. bei Klebeetiketten) den Etikettenrand sowie bei nicht durchscheinenden Kartonetiketten sogenannte Blackmarks, das sind auf der Rückseite aufgedruckte schwarze Linien. Es gibt auch Sensoren, die den Kartonetiketten-Anfang anhand von eingestanzten Löchern erkennen.

Barcodeleser (auch Scanner genannt)

Es gibt sie als Handgeräte mit und ohne Halterung, als Präsentations-Scanner (Tischgeräte) und als Einbaugeräte (üblich z. B. an Laufbändern im Lebensmittelhandel).

Technisch unterscheidet man zwischen Stift-, CCD- und Laserscannern.
Stiftscanner, die man früher umständlich über den Barcode ziehen mußte, sind heute nicht mehr gebräuchlich. Oft genug mußte man den Vorgang wiederholen, weil der Barcode nicht erkannt wurde.
CCD-Scanner lesen den Barcode komplett ein. Sie richten das LED-Leselicht (eine leuchtende Linie) auf den Barcode, der dann je nach Modell sofort oder durch Drücken einer Taste eingelesen und übertragen wird. CCD-Modelle sind leicht und robust und sind günstiger als Lasergeräte. Allerdings müssen Sie den Scanner relativ nah an den zu lesenden Barcode heranführen (Abstand max. wenige Zentimeter). Einzelne Modelle schaffen mit einem kräftigeren Leselicht noch Abstände bis ca. 30 cm.
Laserscanner sind die leistungsfähigeren Geräte, aber auch höher im Preis. Die Laserstrahlen erkennen Barcodes auch auf größere Entfernungen. Dies ist hilfreich, wenn Ihre Kunden z. B. wie in Baumärkten sperrige Artikel nicht immer auf das Laufband legen können. Für spezielle kleine Barcode-Etiketten wie z. B. bei Optikern und Juwelieren sind Laser-Scanner ebenfalls empfehlenswert. Die meisten Hand- und Tischgeräte arbeiten uni-direktional. Hierbei richten Sie eine Leselinie am Barcode aus. Sehr hochwertige Geräte arbeiten omni-direktional, d. h. etwa 15-20 gleichzeitig wie ein Gitter abgesandte Leselinien erkennen Barcodes in jeder Lage.
Funkscanner sind i.d.R. Geräte auf Laser-Basis und mit Bluetooth®-Technologie für den mobilen Einsatz vorgesehen. Da das Handgerät eine Funkverbindung zum Basisgerät (das per Kabel an den PC oder an die Komplettkasse angeschlossen wird) aufbauen, können die Handgeräte je nach Modell bis zu ca. 30 m entfernt vom Kassenplatz arbeiten. Wände und sonstige Hindernisse verringern die maximale Entfernung zur Basisstation.

Zusätzlich zu den Standard-Schnittstellen seriell und USB werden viele Hand- und Präsentations-Scanner auch über eine sogenannte Tastaturweiche angeschlossen. Hierbei benötigen Sie keine freie Schnittstelle, weil Sie das Kabel Ihrer PC-Tastatur abziehen und stattdessen ein (meist im Lieferumfang enthaltenes) Y-Kabel am PC einstecken. An den zwei freien Ausgängen dieses Kabels bringen Sie dann Tastatur und Scanner an.

Kassenschubladen

gibt es als als Frontöffnungsgeräte (Schubladentechnik) und als Klappdeckel-Schubladen. Je nach Modell gibt es verschiedene Münz- und Scheinfächer, teilweise auch mit mehreren austauschbaren Einsätzen für mehrere Kassierer.
Angesteuert (automatische Öffnung) werden Kassenschubladen aus der Kassensoftware heraus, die technische Übertragung des Signals erfolgt i.d.R. über den Bondrucker (die meisten gängigen Modelle besitzen Ausgänge für Kassenschubladen) oder über spezielle Öffner, die an den PC angeschlossen werden.

Kundendisplays

Je nach Modell und Unterstützung durch die Kassensoftware zeigen sie Ihren Kunden, was gerade kassiert wird, wie hoch die Gesamtsumme und das Rückgeld ist, und vieles mehr. Auch die Einblendung von Werbetexten (wenn gerade nicht kassiert wird), als statische oder Laufschrift ist möglich. Meistens sind diese Geräte dreh- und kippbar und lassen sich mit Distanzrohren in der Höhe variieren. Zur Stromversorgung ist je nach Modell und Anschluß ggf. der Einbau eines Slotbleches in den PC notwendig, das an ein internes Stromkabel angeschlossen wird.

Bildschirme

Je nach Kassensoftware können Sie von der Größe her einen Standardbildschirm oder spezielle kleine Monitore benutzen.
Es gibt herkömmliche Röhrenbildschirme, für den Kassenplatz sind aber Flachbildschirme wegen des geringeren Platzbedarfs besser geeignet. Außerdem sind Flachbildschirme haltbarer und haben i.d.R. einen geringeren Stromverbrauch.
Eine Sonderform sind berührungsempfindliche Bildschirme, sogenannte Touchscreens. Sie sind schnell und ergonomisch zu bedienen. Meistens benötigen Sie als Ergänzung trotzdem eine Tastatur.

Elo bietet ein umfassendes Angebot an verschiedenen Touch-Technologien zugeschnitten auf die individuellen Anwendungsgebiete professioneller Bildschirme.

Die gebräuchlichsten sind diese:

Die AccuTouch-Fünf-Draht-Widerstandstechnologie ist mit ihrer unübertroffenen Leistung das Arbeitspferd unter den resistiven Touchscreens. Bei Berührung mit dem Finger (oder auch Handschuh), dem Fingernagel oder anderen Gegenständen wie z.B. einer Kreditkarte erhalten Sie jedes Mal eine schnelle und akkurate Reaktion. Die gegen widrigste Umwelteinflüsse, wie beispielsweise verschüttete Flüssigkeiten und Spritzwasser, hohe Luftfeuchtigkeit und Reinigung beständigen Bildschirme sind im Hinblick auf Verschmutzungen die widerstandsfähigsten Geräte auf dem Markt. AccuTouch wird häufig am Point-of-Sale (POS), in der Industrie und in medizinischen Bereichen eingesetzt und ist in verschiedenen Ausführungen für Flachbildschirme und CRT-Lösungen erhältlich.

Die IntelliTouch-Oberflächenwellen-Technologie repräsentiert bzgl. Optik den Touch-Standard. Die Konstruktion aus reinem Glas sorgt für eine hervorragende Optik und macht sie zur kratzbeständigsten Technologie auf dem Markt. Es ist beinahe unmöglich, diesen Touchscreen physikalisch zu verschleißen. IntelliTouch wird häufig in Kiosken, Spielautomaten und Büroautomatisierungsanwendungen verwendet und ist für Flachbildschirm- und benutzerdefinierte CRT-Lösungen verfügbar.

Die Elo TouchSystems IntelliTouch Plus Touchscreens sind die perfekte Präzisionslösung für Anwendungen mit häufiger Verwendung die Dual Touch-Fähigkeiten benötigen. Die Konstruktion aus reinem Glas sorgt für eine hervorragende Optik und macht sie zur kratzbeständigsten Technologie auf dem Markt. Es ist beinahe unmöglich, diesen Touchscreen physikalisch zu verschleißen. Bei Berührung mit dem Finger, Hand und weichem Stift, erhalten Sie jedes Mal eine schnelle und genaue Reaktion.

Die iTouch-Technologie verlagert sämtliche Berührungserkennungshardware auf die Rückseite des Touchscreens. Diese Innovation liefert nach der Integration in einen Monitor eine komplett flache, blendenfreie Oberfläche des Touchscreens. iTouch besticht durch dieselbe schnelle, genaue und stabile Leistung wie bei der IntelliTouch-Technologie: Kein bekannter physischer Verschleißmechanismus, schnelle Berührungsreaktion, driftfreies Verhalten bei Verwendung mit dem Finger, mit Handschuhen oder einem weichen Stift und Kompatibilität mit bestehenden Steuerungen und Softwaretreibern. Touchscreens mit iTouch-Technologie sind die perfekte Lösung für Anwendungen, die die zuverlässige Touchfunktion ohne Beeinträchtigung der Ästhetik erfordern.

Die Projected Capacitive-Technologie ermöglicht die Erkennung von Berührungen durch eine Schutzschicht vor einem Display hindurch. Auf diese Weise lassen sich Touchmonitore geschützt hinter Schaufenstern oder vandalismusresistentem Glas installieren. DirectTouch besteht aus einem 7,8 mm starken Scheibe mit eingebetteten Sensoren und einer äußeren Schicht aus gehärtetem Glas. ThruTouch funktioniert durch eine vom Kunden vorgegebene äußere Schicht. Das gesamte System widersteht Stößen, Kratzern und Vandalismus und ist darüber hinaus gegenüber Feuchtigkeit, Hitze, Regen, Schnee und Eis oder scharfen Reinigungsflüssigkeiten resistent. Es eignet sich daher optimal für Anwendungen im Außenbereich. Der robuste Touchscreen und Kontroller bieten ein höheres Maß an Zuverlässigkeit und eine längere Lebenserwartung. Sie zeichnen sich durch eine driftfreie Reaktion und eine fast wartungsfreie Einheit aus, die nicht neu kalibriert werden muss.

 

Falls die Standard-Tastatur an der Kasse zu viel Platz benötigt oder diese Ihrer Kassensoftware aus technischen Gründen nicht genügt, können Sie spezielle Kassen-Tastaturen einsetzen. Sie sind klein und platzsparend und darüber hinaus programmierbar. So können Sie einzelne Tasten mit bestimmten Funktionen und Buchstaben/Zahlen belegen und diese auch individuell beschriften. Auch das Zusammenschalten von mehreren kleinen Tasten zu einer größeren ist mit entsprechenden Tastaturkappen möglich. Bedienerschlüssel-Module sind je nach Modell erhältlich.

Die meisten Tastaturen sind heute per PC-Software programmierbar.

Kartenleser

Sie werden zum Auslesen von Kunden-, EC- und Kreditkarten benötigt. Meist sind diese in Bank-Terminals, PINPads, Kassentastaturen oder Kassenmonitoren integriert, je nach Software und Kasse werden auch separate Kartenleser eingesetzt. Technisch lesen sie 1-3 Spuren aus.

Bedarfsanalyse

Überlegen Sie sich vor der Anschaffung, welche Ansprüche Sie an Ihren Kassenplatz insgesamt stellen. Beachten Sie auch, daß die Ansprüche mit der Zeit wachsen können. Sie sind auf der sicheren Seite, wenn Sie auf ein erweiterbares System setzen (also auf PC-basierte Kassen und Komplettkassen). Hier sind Sie von Hard- und Software her offen für Veränderungen.

Noch Fragen ?

 

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